樣板檔案室構建是個復雜的系統性工程，涵蓋檔案管理制度的搭建、數字檔案資源的積累、基礎設施的打造以及應用系統的創立，這需要單位里的檔案科室、信息化科室、業務科室以及保密科室攜手參與落實。一方面，要做到單位實體檔案管理的規范化，也就是制定規章制度，劃定實體檔案分類、明確歸檔范疇與保管時長，規定各類檔案對應的責任人、審批人，為檔案基礎資源的累積筑牢根基；另一方面，得完成現存實體檔案的收集、統一整理以及檔案數字化轉化；此外，還要達成新增檔案的網上立卷流程、借助辦公自動化系統（OA）實現在線歸檔、網上審核、歸檔入庫、后續管理以及查詢利用，達成紙質檔案與電子檔案同步歸檔的雙套制模式，以此推動樣板檔案室穩步建成。 合格數據需依數字化工作方案及時移交，并完成相應的交接手續。重慶高校數字檔案

    數字檔案室應用系統宛如一位智能管家，打理電子文件事務。它具備多元接收采集模式，在線離線隨心切換，自動、半自動靈活運用，精細捕獲不同環境產出且整理完畢的各門類電子文件及其元數據。系統還會細致登記歸檔電子文件，借助計算機文件名、元數據等關鍵“紐帶”，搭建起二者穩固關聯，讓檔案查詢、調用有跡可循。聚焦文書類電子文件，接收采集盡顯。辦公自動化等業務系統生成的文書類電子文件及其元數據，系統能自動識別、接收并登記在冊。同時，各職能部門散落的非公文類電子文件也難逃它的“法眼”，統統被采集而來，按類有序存放電子文件及其組件，保證同一事由的往來文件完整無缺、相互呼應，為后續檔案利用夯實基礎，極大提升檔案管理效能。 上海數字檔案館建設內容包括文書檔案：包含黨群、行政部門的文件，各職能部門的各種綜合管理材料等，反映黨務、行政管理等活動的檔案。

數字檔案室的文書類電子檔案的收集、整理、鑒定等，應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等要求。此外，在辦公自動化等業務系統形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數據捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期六個要素齊全、完整。

檔案遠程服務利用系統

背景

高校檔案館作為對外辦理學生、教職工等群體檔案業務的窗口，每年都會為大量的畢業生、教職工、在校生、用人單位等個人或機構提供檔案業務辦理服務。在當今信息化高速發展的時代，傳統人工業務辦理模式弊端頻現。一方面對于業務申請人來說往往辦理某個業務需要不斷的往返高校檔案館，線下溝通成本太大；另一方面對于檔案館業務辦理者而言，日常業務量大，產生的業務記錄繁多，傳統手工電話、登記模式辦理效率太低，此外業務數據也不易管理和統計。因此建立一個能夠通過遠程線上業務申請、審批、辦理的一站式檔案業務服務平臺對高校檔案館來說尤為重要。 數字檔案，就是把紙質檔案的內容通過掃描、拍照等方式轉換成電子文件，存儲在電腦里或者專門服務器內。

數字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數字檔案室應用系統配備專屬終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數字檔案室應用系統應能集成管理各門類數字檔案資源，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。數字檔案室的檔案利用應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。檔案編研應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果等。數字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數字檔案室應用系統配備專屬終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數字化存儲避免了紙質檔案因火災、蟲害等造成的損失，同時通過異地備份和權限管理，確保數據安全。河北公司數字檔案室建設指南

豐富的館藏資源是提升服務能力的基礎，能支持開展多樣服務，增強服務能力。重慶高校數字檔案

電子文件歸檔系統具有收發日志功能。數據記錄，實時記錄業務系統與檔案系統的數據收發信息，對數據ID、轉換狀態、數據來源、接收時間作記錄，并用報表的形式進行直觀的展現。數據檢索，電子文件歸檔系統支持數字檔案數據檢索功能，數據檢索支持在數據條目中根據對數據狀態、來源、ID進行檢索，從而準確找到對應數據。詳情查看，系統支持查看接收時數據詳情和轉換后數據詳情，可方便的查看相應的代碼內容。電子文件歸檔系統還具有在線修改功能。重慶高校數字檔案